别让会议毁掉团队


作者:   作者单位:  发布时间:2012年8月15日

如果会议紧紧围绕着中心议题和解决方案,而不是充斥着使人士气低落的抱怨,那么它很可能是成功的。

管理者们普遍有这样的共识:为使团队成员人尽其才,以任务为核心的互动和合作是必不可少的。然而,会议如何影响组织绩效?相关研究并不常见。来自德国布伦瑞克工业大学的研究者Simone Kauffeld和Nale Lehmann-Willenbrock在small group research上发表的论文专门探讨团队会议对团队和组织成功的影响。哪些沟通或行为有助于提升会议效率?哪些行为会导致低效率的会议?这是研究者重点关注的。他们发现,如果会议紧紧围绕着中心议题和解决方案,而不是充斥着使人士气低落的抱怨,那么它很可能是成功的。

作者研究了汽车供应链、金属、电子、化学和包装工业的20个中等大小的公司的92个团队。这些团队平均每2至4周进行一个小时的会议,来讨论与活动或日程相关的话题。这些会议被录像,并且录入一个评估团队成员陈述的系统中。

判断会议有效性有三个主要标准。第一,根据问卷数据来测量团队成员对会议的满意度。第二,会议之后的团队目标绩效。例如,在一个制造业工厂,研究者用特定时间框架下,预期团队效率与实际团队效率之间的差额来表示团队效率。第三,在不同的时间间隔,会议刚刚结束时,一年之后,两年半之后,团队所在公司的CEO会评价公司在创新,内部流程合理化,员工流失率,新产品供应数目,市场份额等方面的进步。

总体来说,当团队会议的讨论以问题为中心,特别是当成员们把他们面临的问题定义为中心议题,提供关于中心议题的若干不同视角,用潜在解决方案架构他们的担忧时,团队更容易成功,企业也更加有效率。当团队成员进行前瞻性的沟通时,团队沟通的有效性也会更高。前瞻性沟通,意味着面临可能发生的变化时,团队成员愿意主动表达他们承担责任的兴趣。当会议主持者或管理者能够控制会议不跑题时,会议效果也会更好。

与此相反,非结构化的会议对团队成员满意度、团队效率、组织绩效都会产生消极的影响。最具有破坏性的是像批评、报怨等这类“障碍型沟通行为”。将责任推卸给他人,浪费宝贵的会议时间可能导致“报怨的循环”,产生报怨的多米诺骨牌效应。在会议上,员工可以详细讨论工作的某些负面影响,如果员工不能在抱怨上悬崖勒马,或者不能关注特定议题,那么会议可真是一个毁掉团队士气的独一无二的机会。

有意思的是,“障碍型沟通行为”对团队会议成功的负面影响远大于“功能型沟通行为”的正面影响。即,起反作用的陈述与团队会议成功之间的负相关关系,远远强于积极陈述与团队会议成功之间的正相关关系。换句话说,避免糟糕的会议,比多开有效的会议更重要。因此,研究者建议管理者就会议流程与他们的员工多多沟通。哪怕管理者使用邮件或问卷来沟通,也最好不要使用可能带来“障碍型沟通行为”的团队会议。

记住,这样的会议最有效!沟通以特定议题为中心,成员以采取行动为己任,进而有效完成目标,增强组织绩效.